深度分析

加強內部溝通,Airbnb打造跨部門團隊「DesignOps」

2016-12-31

最近 Airbnb 的設計營運(DesignOps)總監 Adrian Cleave 在 官方部落格 上發表了一篇關於建立設計營運制度的文章,大家可以參考一下如何在大規模的產品下,繼續保持設計效率以及有效地協同團隊。

 

原文出自《Inside》,原標題:組織變大也要保持效率!Airbnb 打造跨部門團隊 DesignOps,搞定內部溝通。Inside是從幾位網路從業人員的共筆部落格起步,至今已成為台灣報導創業與網路的重要發聲角色。

 

現代的產品開發實在很難。要打造一樣成功的數位產品牽涉到的角色和職位實在嚇死人。不過另一方面,隨著現在分工愈來愈細,各職位間的界限倒變得模糊起來,同時跨好幾個領域的也所在多有。而既然人才的技能分佈在連續的光譜上,那麼在現代的產品組織中,每個人都得學著橫跨好幾個團隊。

 這些資訊每天經過這麼多部門,從工程、產品管理、研究、內容規劃到一堆設計專長,每轉一手就會多累積一些成本。反言之,只要稍微優化一下中間的聯結,就能大大地減少阻礙。因此我們打造了設計營運來減輕協作份量並增加效率,不只應用在各部門間,對愈來愈複雜的產品設計分工也很有幫助。

 

整合很重要

我在 15 個月前加入 Airbnb ,並且接下了建立設計營運團隊的工作。自從我進來後設計團隊已經成長到三倍大,裡面包含許多領域,而建立設計營運團隊讓我們能在愈來愈龐大的團隊網絡中傳遞工作。我在早年的出版、平面設計、地理資訊系統的經驗中見證並迎來了數位化的浪潮。後來創辦全數位的工作室 Sideshow 之後,我擔任了許多不同的角色,從互動開發者、UX 設計師、到產品領導人,我總能從不同領域交會之處得到成就感。當我在更大的組織嘗試在不同領域搭起橋樑的時候,過去的經驗能幫我在工程師和產品經理等不同視角間切換。

在我們的產品設計組織還很小的時候,工程師和設計師彼此都認識,而且這些人手牽手圍成一圈只要一間會議室就能容納得下。大部分的人都在同一層樓工作,每天都會在走廊擦肩而過。當時我們總沒有足夠的時間或人手來完成我們想做的事,但我們還是一直盡力學習並成長。

唯一不變的是改變本身,而我們面對了產品組織巨幅擴張帶來的種種阻礙。

在這個階段我們大量倚賴個人的才能和彼此間緊密的關係,輕鬆地在小團隊間傳遞資訊。隨著組織擴大,我們來到了一個臨界點,情況突然變得困難起來。團隊塞不下同一層樓、新進人員帶來新的做事方法,之前我們還能掌握的鬆散架構現在開始變得不穩,產生新的挑戰。獲取資訊、設計標準、工作流程的衝突以及品質瑕疵都成了貨真價實的問題。

 

任何非直接與產品功能相關,負責營運的團隊都是設計營運單位的候選,因為他們的目標可以支持我們加強跨功能產品團隊。

 

當我剛加入 Airbnb 的時候,我們的設計語言系統相對還很新,它的目的是整合跨平台的各種語言,並讓設計師和工程師可以為全體中的一小部分打造解決方案,與此同時加快設計及開發速度。現在我們的團隊已經完成這套設計語言系統,並且寫了 專文 介紹。

這就是設計營運 DesignOps 誕生的時刻。當一群設計師、研究員和內容策劃人員聚在一個多功能的團隊,就會產生營運代溝。我們需要專門的團隊來經營高度整合且有效率的設計組織。

我們的任務就是要用中央化的工具、系統和服務,替整個產品組織提升敏捷性,增加速度及執行品質。我們的作用包括設計專案管理、設計工具、本地化、製作設計以及團隊協調。我們和行銷、產品、設計和工程部門緊密合作,盡力創造出最棒的使用者經驗。

 

定義設計營運

Airbnb 的設計營運團隊大致上是受到開發營運(DevOps)概念的啟發。在看到不管多成熟的公司都存在工程和設計之間的鴻溝後,我認為 DevOps 文化轉移、協作和自動化之間是 100% 相關的。不同公司分別用各種角度來處理這些問題,有些建立了工具團隊,有些多了一位設計專案經理,更有些常設生產設計部門和翻譯部門。

但就我所知,沒有一家把這些問題整合到集中式的單一團隊,提供設計營運上的輔助功能。考量要在一家急速擴張的公司中,擴張並經營高效能、高表現的設計團隊所花的代價,這種集中式的方法看起來才是最合理的。

隨著這個新團隊的願景逐漸清晰,同時也產生了一些問題與挑戰。我們開始問自己:

 

  • 設計營運涵蓋的領域要符合哪些條件?
  • 我們要怎麼指出並定義新的角色?(比如設計工具團隊)
  • 我們要如何避免埋頭苦幹,聽見來自設計和工程的聲音?
  • 我們要怎麼利用這個新團隊來營造社群、建立意識並定義這個團隊的互動方式?
  • 教育並應用新的方法和工具通常不容易。早點開始加上提高頻率是關鍵。
  • 最重要的一點是,我們該如何評量成功標準?

 

隨著我們擴展戰場到所有平台上會影響使用者經驗的團隊,又加入了許多新的領域,也新增了團隊。我們的結論是任何非直接與產品功能相關,負責營運的團隊都是設計營運單位的候選,因為他們的目標可以支持我們加強跨功能產品團隊。

今天,我們的設計營運包含了 5 個獨特的團隊:

1. 設計專案管理

推動我們的營運策略同時制定並改進完整的設計流程。

2. 設計工具

透過打造工具來幫助設計師及銜接各領域。

3. 本地化

確保 Airbnb 的語言涵蓋國際,而且非常道地。

4. 生產設計

確保我們的設計在產品和行銷提案上都能以最高品質執行。

5. 團隊協調

維持團隊的健康快樂以及領導決策的清晰。

當然一切做起來並沒有像說得這麼簡單明瞭,而且不是每件事都能順利進行,但只要我們能看到任何一點效率增進,就能知道是在往對的方向前進。

現階段核心團隊已經建立,目標都已訂好,大家都知道該往何方前進,而這場仗還只打到一半。我會繼續分享團隊的近況以及我們學到什麼、新的工具、資源等等,希望能一起推動社群前進。

隨著我們持續進化,我的願望是能達到流程和工具都融入在背景當中,而我們活在一個資訊容易取得、人員輕鬆就位、產品原型很快就能做好,而且分享成果相當方便的世界——到時候就可以回顧這一切,感嘆當初我們到底是怎麼熬過來的。

 

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