大師智慧

訓練自己「30秒內回答任何難題」!麥肯錫經理教我們提高工作效率的3種方法

2017-09-16

在很多人心中,麥肯錫管理顧問公司(McKinsey & Company)是公認的執行長跳板。實際上,近幾年《財富》雜誌500大企業執行長就有70位出身麥肯錫,而全世界市值超過20億美元的上市公司中,由出身麥肯錫的人擔任執行長的機率也最高。

 

創新點:培養自己「扼要回答」的能力,不止可以讓上司印象深刻,還能強化自己的口語表達能力。

 

原文出自《經理人》。原標題:頂尖人才並非天生!我在麥肯錫學到的工作智慧。經理人月刊為最實用的管理知識交流和學習平台,提供主管和上班族專業的工作心法及職涯提點。

 

種種驚人的數據,讓曾任麥肯錫專案經理的服部周作,在進入麥肯錫工作前,十分納悶,「為什麼有這麼多功成名就的人出身於麥肯錫這樣的顧問公司?」是麥肯錫特別能吸引優秀的領導者前來,還是麥肯錫擅於打造出頂尖領袖?

在很多人心中,麥肯錫管理顧問公司(McKinsey & Company)是公認的執行長跳板。實際上,近幾年《財富》雜誌500大企業執行長就有70位出身麥肯錫,而全世界市值超過20億美元的上市公司中,由出身麥肯錫的人擔任執行長的機率也最高。

加入麥肯錫後,服部周作發現,無論是公司舉辦的一連串領導力訓練,還是臨危受命全權負責專案,解決失控場面所學到的經驗,「 這是一家最適合培養專業領導力的公司,而每個人在邁向頂尖人才的路上,都會自己悟出幾個秘而不宣的黃金工作守則。 」

在《優勢工作哲學》中,服部周作分享到,他之所以能夠不斷自我精進,提高工作效率的秘方,其實有以下3種:

 

一、從難事開始著手

你習慣從簡單的事情開始做,還是喜歡從困難的事下手?服部周作指出,當你一早起床,知道該來做點事的時候,「 首先,你應該把思緒集中在困難的工作上。 」

那麼,你可能會想問,何謂困難的工作?你不妨拿出你的待辦清單,從中找出:

你最不想做的事

你總是說等到下午有完整的3、4小時再來做的事

覺得很痛苦的事

你最不知道該如何處理的事,但可能需要他人幫助,也需要你從頭開始、仔細思考的事情

如果不早點開始、把部分工作分派下去,最後會落得必須一個人做的事情

對此,服部周作也提醒,有些人就算早起也很難集中精神,或是就是完全不想開始工作。這種糟糕的時候,他建議連回信、寫交辦事宜等瑣碎的工作事項都不要做,最好用「閱讀」來開啟一天,選一本你喜歡的書,看完一個章節後,或許你就會有動力去做重要的事情。

 

二、凡事都訓練自己用30秒簡答完畢

若想讓自己在工作上顯得突出、令人驚豔 ,尤其是能讓執行長、財務長等高層留下深刻印象,服部周作認為, 「扼要回答」是勝出關鍵 。

更準確地來說,是要能既迅速又有條理地組織你所彙整的大量資訊,並針對提問者想知道的重點方向,進行「30秒回答」。

服部周作指出,30秒回答是給聽者一個機會,讓聽者把注意力集中在他有興趣的部分,而身為回答問題者,則必須要養成拆解主要問題的習慣。

舉例來說,當執行長問你「案子進行得如何」,你得馬上去思考對方想知道什麼,一般來說,很可能就是以下4個層面的問題:

案子的整體狀況如何?是好還是壞?

有沒有一、二個例子說明目前的情況

我打算怎麼解決問題

這位高層能提供什麼協助

這樣的思考及簡答訓練,可以在每次與人的對談中,培養自己察覺對方需求的觀察力,同時也能訓練自己統合資料及口語表達能力,讓自己能精準回答出別人想知道的內容。

 

三、模擬適當的最終成果樣貌

當你在飛機上,電影看得正開心,機長突然宣布飛機將在30分鐘後降落時,對於還有50分鐘才結束的電影,你會怎麼處理?有些人很可能會開始時不時快轉,重點性地看一看,趕在要關閉裝置前匆匆看完結局。

「 有結局很重要,這樣才感覺有完成、沒有懸念,不然老覺得有件事沒解決。 」服部周作認為,這種想法就跟麥肯錫的做事方式極為類似。麥肯錫在做報告的時候,就算完成度只有一半,也會盡快整理出最終的成果樣貌。

你不妨試想,同為50頁的報告,你比較想看到前面有內容完整的25頁,但後面25頁尚未開始寫,還是半完成的50頁,其中25頁的空白是散落在整份文件各處,但大致的輪廓、頭尾都已完成?大部分的人,應該都會選擇後者,畢竟大致看見成品的全貌,比結局完全未知來得更讓人安心。

麥肯錫非常看重最後的預期結果,也要求所有的顧問都要能模擬出最終成果的樣貌,確保團隊成員不會做白工,讓所有人都明確知道彼此要完成什麼、進度在哪。

 

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